Ni har säkert sett att SKK och SBK har skickat ut information om årsmöten 2021. Här kommer en liten sammanfattning som vi hoppas att ni ska ha nytta av.
Vi får inte hålla fysiska årsmöten under vår vanliga årsmötestid. Istället har alla möjlighet att hålla digitala årsmöten helt utan kostnad. De digitala årsmötena fungerar som vanliga årsmöten, och är tack vare dispenser flexibla i sin utformning. Här nedan kommer några praktiska saker som är bra att känna till.
Årsmöteskallelsen behöver inte skickas ut vid årsskiftet, utan ska istället skickas till alla medlemmar senast 21 dagar innan mötet. En rekommendation är ändå att skicka ut kallelsen så snart som ni beslutat datum och former för mötet. Kallelsen ska publiceras på hemsida och Facebook, och kan också skickas ut via Medlem Online.
Vi rekommenderar att ni håller ert årsmöte under den vanliga årsmötesperioden, det vill säga 10-28 februari. På så sätt får ni ett så normalt år som möjligt, och era nya funktionärer kan börja arbeta som planerat. Ni slipper också göra anpassningar vid årsmötet 2022.
Årsmötet ska hållas i ett digitalt verktyg med lägsta krav att alla ska kunna höra varandra. Vi föreslår att ni använder Zoom, där ni både kan se och höra varandra samt se dokument. Man behöver dock ingen dator med webkamera för att delta, utan det går att ringa in till mötet från en vanlig telefon. Ni är välkomna att boka distriktets Zoom-konto, det är som vanligt kostnadsfritt och ni kan se lediga tider på www.sbkdaladistriktet.se/zoom. Först till kvarn gäller.
Alla medlemmar ska få information senast tio dagar innan mötet om hur mötet går till praktiskt, att de ska anmäla sig i förväg, och att det kommer att finnas möjlighet att rösta via fullmakt. Distriktet kommer att utforma en allmän instruktion som ni kan anpassa själva med datum och andra detaljer, men ni kan förstås också välja att skriva en egen.
Röstning sker på valfritt sätt, man kan till exempel använda acklamation eller röstningsverktyg i Zoom. Undantaget är för personval där det finns ytterligare nominerade kandidater utöver valberedningens förslag. I SBK har vi slutna voteringar när det finns flera kandidater, och då kan vi inte använda Zoom (eftersom röstningen då inte blir anonym). Ett alternativ är att de närvarande mailar in sin röst till oberoende person, förslagsvis distriktets representant. Andra möjligheter kommer att finnas, och vi ber att få återkomma med mer information om detta. Klubbar som inte fått in några ytterligare nominerade behöver inte ta hänsyn till detta.
Årsmöteshandlingarna utformas på samma sätt som vanligt, och ska vara tillgängliga för medlemmarna senast tio dagar innan mötet. Dagordningen är förslagsvis den vanliga, men det finns möjlighet att låta ett par punkter utgå (se mer information på SKK:s eller SBK:s hemsida). I valberedningens förslag ska det framgå vilka ytterligare nominerade kandidater som finns (vilka ska ha nominerats enligt stadgar senast den 15 december). Det är förstås inte lätt att utforma budget och verksamhetsplan i dessa osäkra tider, och SKK rekommenderar att man inriktar sig på att förvalta klubben och planera för en verksamhet som inte äventyrar ekonomin.
Precis som vanligt vill vi gärna ha en representant från distriktet med på varje årsmöte. Meddela därför sekreterare@sbkdaladistriktet.se när ni bestämt datum och tid för ert möte. Ni kan använda representanten till stöd i praktiska saker såsom mötesordning eller röstmottagande. Naturligtvis finns vi också tillgängliga för stöd inför mötet!
SKK har utfärdat en rad dispenser som gör det möjligt att utforma årsmötet på ett annat sätt än det som beskrivits ovan. Exempelvis är det möjligt att genomföra ett så kallat förenklat årsmöte, då man betalar en avgift till SKK och genomför röstning i nödvändiga frågor och val via Internet (dock finns inga möjligheter att prata med varandra). Det finns också möjlighet att skjuta upp årsmötet till senast den 30 juni 2021, eller under vissa förutsättningar helt ställa in årsmötet. Dessa varianter ger dock konsekvenser för såväl 2021 som 2022 års verksamhet. Om ni ändå ser skäl att överväga ett framskjutet eller inställt årsmöte, hör av er till Nina Christoffersson ordforande@sbkdaladistriktet.se så snart som möjligt för diskussion.
Ni kan läsa mer om allt ovan på SKK:s och SBK:s hemsida. Vi kommer att gå ut med mer information löpande. Det ni behöver göra nu är att ta beslut om vilken form ni vill ha på årsmötet, bestämma ett datum, boka ett digitalt verktyg, och arbeta på årsmöteshandlingarna som vanligt.
Hör gärna av er till oss om ni har frågor!
